속초고등학교 교사 남궁연 2023.4.25
지난 시험기간 중 인근 지역 선생님들을 대상으로 연수 했던 자료입니다.
노션은 다양한 기능을 제공하는 프로그램으로, 이미 많은 전문가들이 노션 활용 사례를 공유하고 있습니다. 대부분의 자료들은 상당히 유용하지만, 간혹 종이 수첩을 사용하는 것이 더 효과적인 경우도 있었습니다. 모든 것을 디지털화 하려고 욕심낼 필요는 없다고 생각합니다.
그래서 이번 연수에서는 종이 수첩으로 처리하기 어려운 대량의 학생들의 선택과목 데이터를 데이터베이스(DB)로 구축하고, 이를 어떻게 활용할 수 있는지에 대한 주제로 진행하려고 합니다.
(노션에 학생상담을 위해 성적자료를 활용하는 예제도 보았는데, 아무래도 사기업 프로그램인 만큼 민감할 수 있는 자료는 올리지 않는 것이 좋습니다)
현재 노션은 무료 요금제에서도 충분한 기능을 제공합니다. 그러나 과거 인기를 끌었던 프로그램들(예: 에버노트, 드롭박스 등)처럼, 나중에 무료 요금제로는 모든 기능을 제대로 활용하기 어려워질 수도 있습니다. 그렇지만 DB를 구축하고 관리하는 방법을 익히게 되면, 다른 프로그램에서도 DB를 다루는 데 도움이 될 것입니다.
학습목표
- (최소성취수준) 표와 데이터베이스의 차이를 이해한다.
- (최소성취수준) 노션에 간단한 데이터베이스를 추가할 수 있다.
- 엑셀 자료를 노션에 업로 하기 쉬운 DB 형태로 변경할 수 있다.
- 노션으로 학생 상담 및 활동 기록을 위한 양식을 만들 수 있다.
연수계획
| 시간 | 활동 |
| 13:30 - 15:00 | 노션을 이용한 데이터베이스 관리 기본 연수 |
| 15:00 - 15:30 | 최소성취수준보장지도 (미이수 예방 수업) |
1. 데이터베이스란?
데이터베이스(Database)란 정보를 체계적으로 저장, 관리하고, 가공할 수 있도록 잘 조직된 정보 집합입니다.
예를 들어 학교시험 정보 데이터베이스는 아래와 같이 구성될 수 있습니다.
| 날짜 | 교시 | 시험과목 |
| 04월 25일 | 1 | 국어 |
| 04월 25일 | 2 | 수학 |
| 04월 26일 | 1 | 영어 |
| 04월 26일 | 2 | 한국사 |
데이터베이스를 구성하는 요소에는 필드와 레코드가 있습니다.
위의 예시에서는 세개의 필드(날짜 필드, 교시 필드, 시험과목 필드) 와 네개의 레코드로 구성되어 있습니다.
반면 아래의 예시는 데이터베이스라고 할 수 없습니다. 단지 정보를 보기 좋게 표현한 표입니다. (4월25일 행과, 1교시 열이 교차되는 지점에 시험과목 정보가 들어있습니다. *이런 구조의 표를 피벗테이블이라고 합니다)
| 4월25일 | 4월26일 | |
| 1교시 | 국어 | 영어 |
| 2교시 | 수학 | 한국사 |
위의 표는 보기는 좋지만 가공하기 어렵습니다.
학교에서도 여러 선생님들께서 업무별로 다양한 자료들을 만들어서 보내주시는데 데이터베이스 양식으로 구조화된 자료는 가공하기가 좋은 반면 그렇지 않은 경우 이를 가공해서 다시 활용하기 번거로워 집니다. 그러므로 학생명렬표, 모의고사통계, 학생선택과목 처럼 이후에 가공할 필요가 있는 자료들은 데이터베이스 원본 형태도 같이 제공하는 것이 좋습니다.
2. 노션에 데이터베이스 만들기 예제
노션에 간단한 데이터베이스(DB)를 만들어 보겠습니다.
가. 페이지 만들기
노션은 마크다운 문법을 기반으로 합니다. 한글(HWP) 프로그램도 잘 다루는 분들은 스타일기능을 활용하여 문서를 체계적으로 구조화 하는데 노션은 블록마다 스타일을 먼저 지정한다고 생각하면 됩니다.
나. DB블록 만들기
기본 블록 스타일 중에서 데이터베이스- 인라인를 선택하여 DB를 현재 페이지에 만듭니다.
그러면 아래와 같이 기본 DB 하나가 페이지에 만들어 집니다.
DB이름을 “취미DB” 로 하고 두번째 필드의 이름을 취미로, 그리고 필드의 속성은 그대로 “다중선택” 으로 둡니다.
DB 구조를 만들었으니 자료(레코드) 들을 입력해 봅시다.
기본적인 취미DB 를 아래와 같이 완성했습니다. 구조화된 DB형태이므로 이를 가공하여 다른 형태로 볼 수 있습니다.
DB를 다른 형식으로 보는 방법을 추가하기 위해서는 표 옆의 + 기호를 누릅니다.
아래 그림과 같이 보기 형태 [보드] 를 클릭 하면
DB 자료는 아래와 같이 표현됩니다. 여기에 자료를 추가하거나 삭제하면 원본 DB도 바로 수정됩니다. 이것이 DB를 활용할 때의 장점입니다. 원본 자료와 가공된 자료를 따로 만들면 두 자료 사이에 차이가 생길 수 있습니다. 학교 현장에서 이런 오차가 생긴 자료를 종종 봅니다 😁
3. 실습I (학생 선택과목DB만들기)
위에서 만들어 봤던 예제를 바탕으로 실제 학생들의 선택과목 DB를 만들어 보겠습니다.
필요한것
학생 선택과목 엑셀 파일 : 교육과정부에 요청하면 아래와 같은 학생선택과목 파일을 받을 수 있습니다. (고교학점제hscredit, 리로스쿨, 아이티메인 모두 유사한 양식 입니다. 조금만 가공하면 됩니다)
가. 엑셀파일을 노션에 업로드 하기 위한 양식으로 가공하기
위의 학생선택과목표는 잘 구조화된 DB 형태라고 말하기 어렵습니다. 과목별로 하나의 필드를 구성하고 있기 때문에 필드가 너무 많습니다. 그리고 노션의 DB로 저장하기 어려운 형태입니다. 그러므로 아래 예시와 같이 선택과목에 대한 필드가 하나인 형태로 변경해야합니다.
아래와 같이 변경하기 위해서는 "자료 유형 변경프로그램" 을 이용하면 쉽습니다.
https://namgungyeon.tistory.com/57
자료 유형 변경 프로그램
프로그램의 사용목적 아래와 같은 [기본선택양식파일] 을 노션과 같은 여러 DB 관리 프로그램에 업로드 하기 위한 [가공DB양식] 을 만들어 주는 프로그램입니다. 다운로드 사용방법 엑셀 파일은
namgungyeon.tistory.com
나. 만들어진 엑셀파일을 클립보드에 복사(Ctrl+C)
다. 노션에 페이지 만들고 페이지 내의 적당한 부분에 붙여넣기
붙여넣기 한 자료는 단순 표 블록 입니다. 이 표 블록을 데이터베이스 블록으로 변환해야 합니다.
아래와 같이 나오면 데이터베이스 블록으로 잘 변경된 겁니다.
다. 데이터베이스 제목 및 필드유형 설정
아래와 같이 데이터 베이스 제목은 “학생선택과목DB” 필드이름은 “학번” , “이름”, “선택과목들” 으로 변경합니다
다중선택 옵션들의 색상을 변경해 봅시다.
아래와 같이 이과 성격의 과목의 색상을 다르게 표현하면 학생들의 선택과목 유형을 한눈에 파악할 수 있습니다.
선택과목DB 를 성공적으로 만들었습니다. DB 형태로 만들어진 자료는 쉽게 가공하여 다른 형식으로 볼 수도 있습니다.
4. 실습II (학생 선택과목DB 를 이용하여 활동 기록하기)
선생님께서 진로영어-C 수업을 맡았다고 가정하고, 수업 학생들의 활동 및 상담 기록을 어떻게 할 수 있을지 알아보겠습니다.
필터 기능을 이용하여 진로영어-C 학생들만 보이게 합니다.
DB의 학번 필드도 하나의 페이지입니다. 이 페이지에 학생들의 상담, 활동 내용을 기록할 수 있습니다.
(방법1) 학생 페이지에 자유롭게 기록 남기기
(방법2) 활동 기록 DB로 만들기
데이터베이스 블록을 추가하면 아래 예시와 같이 DB형태로 활동 및 상담기록을 관리 할 수 있습니다.
모든 학생들의 페이지에 데이터베이스를 하나하나 추가하고 필드를 수정하는 것은 번거로우므로 템플릿을 하나 만들어 놓으면 편리합니다.
페이지 제목만 적당히 “활동기록DB템플릿” 이라고 수정하고 위에서 실습한 것 처럼, 데이터베이스 인라인을 추가하여 아래 그림과 같이 활동기록DB를 만들면 됩니다.
이제 아래와 같이 학생 페이지를 열고, “학생활동DB템플릿” 선택하면 자동으로 활동기록DB가 만들어 집니다.
다음에 기회가 된다면 노션DB 를 활용하여 학생 개별활동 생기부 자료 만들기를 주제로 글을 작성해보겠습니다.
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